De kracht van een overzichtelijk klassement

Een goed werkend digitaal archief opzetten

→  Wat zijn de kerntaken binnen het bedrijf? Op basis daarvan maak je een duidelijke mappenstructuur op. Het is wel niet de bedoeling om 30 hoofdmappen te voorzien, beperk je tot een 10 tot maximum 15 hoofdmappen, waar iedereen zijn weg in kan vinden. Overleg bij voorkeur met het hele team hiervoor.

→  Een duidelijke bestandsnaam is noodzakelijk. Begin bij voorkeur je bestandsnaam met het volgende format: JJJJMMDD. Hierdoor kan je snel sorteren en krijg je bovenaan steeds het meest recente document.

→  Vermijd verschillende versies van eenzelfde document door het te delen met je collega's. Dan kan je gelijktijdig een document bewerken. En heb je toevallig eenzelfde onderdeel aangepast, dan geeft de toepassing een melding met de vraag welke aanpassing mag behouden blijven.

 Een overzichtelijk papieren klassement opzetten:

→  Blijf kritisch. Is het absoluut noodzakelijk dat dit op papier wordt bewaard? Waarom? Of zijn er alternatieven? Maak je bv. Gebruik van een CRM-systeem, kan je ineens documenten koppelen aan een klant of project. Zo kan je snel alle relevante informatie raadplegen.

→  Als je toch papieren moet bewaren, kan je mappen van een verschillende kleur nemen per type document.

→  Voorzie op het etiket voldoende details welke documenten in een map te vinden zijn. Doe de test zelf en laat een collega dit doen volgens de 30-secondenregel. Elk document moet je binnen de 30 seconden kunnen terug vinden.

→  Heb je een categorie documenten waarbij de mappen in een bepaalde volgorde moeten blijven staan? Voorzie een prent of lijn op het etiket die als een puzzel past eens ze in de correcte volgorde staan. Zo kan je bijna gedachteloos de map terug op de correcte plaats zetten.

Onderhoud je klassement

De noden van je klanten, projecten en de wetgeving wijzigen constant. Laat je klassement meegroeien met jouw werking en blijf het onderhouden.

Hiermee kan je zeker zelf al aan de slag en vergeet niet te genieten van het resultaat.

Kan je toch wat hulp gebruiken om jouw klassement aan te pakken? Wij staan voor je klaar!