Blog

Tip 3

Organiseer & Keep it simple and stupid

Je hebt een document nodig en gaat zoeken op de voor jou meest logische plaats. Maar het is nergens te vinden. Je breekt je hoofd over waar je het toch zou bewaard hebben. Uiteindelijk (halleluja) vind je het bij gedachte nummer 4.

Herken je dit? Het is niet altijd evident om elk document op de meest logische plaats te bewaren omdat het onder meerdere categorieën valt. Als deze situatie voorvalt, is dit de moment om dit document te bewaren waar jij als eerste aan dacht. 


Keep it simple and stupid

We maken het ons soms moeilijker dan het is maar eigenlijk hoeft dit niet. Als je voor een bepaald document of bestand een bewaarplaats zoekt, stel jezelf de volgende vraag: "waar zou ik het document (en bij voorkeur ook anderen) het allereerst gaan zoeken?". Bepaal dus met andere woorden de meest logische en eenvoudige plaats zodat je zonder nadenken alles vindt wat je nodig hebt.

A/B/C-locatie

Bij het organiseren van je spullen en documenten, letten we ook op de locatie van de spullen.

→  A-locatie: voorzien we alle spullen die we dagelijks nodig hebben, bij voorkeur onmiddellijk binnen handbereik op je bureau. Uiteraard je schrijfgerief, computer, agenda,… maar dit kunnen ook bepaalde projecten of specifieke taken zijn.

→  B-locatie: hier bewaren we de spullen die minder regelmatig nodig hebben. Deze kunnen bv in de lades van je bureau of een kast in je buurt blijven.

→  C-locatie: hier gaat alles naartoe die we bijna nooit nodig hebben. Een voorbeeld is een archief.

Groepeer

Als je jouw spullen wil organiseren, maak dan groepjes of categorieën per soort of type:

→  Alle bureaumaterialen samen;

→  Alles omtrent projectwerking samen;

→  Alles wat te maken heeft met facturatie;...

Label alles

→   Om helemaal niet te hoeven nadenken en het voor anderen ook erg makkelijk te maken, kan je op je mappen, bakjes of in de kast labels of etiketten voorzien.

→   Voorzie op het etiket voldoende details welke documenten in een map te vinden zijn. Doe de test zelf en laat een collega dit doen volgens de 30-secondenregel. Elk document moet je binnen de 30 seconden kunnen terug vinden. Schrijf niet 'verzekeringen' maar 'verzekeringen auto - brand'.

Veel succes. Deel gerust het succes van jullie werk via e-mail of Facebook.

tip 1 - zorg voor een goed klassement
Nood aan ondersteuning?

Neem vrijblijvend contact op en ontdek hoe we jou kunnen helpen.