Blog
Tip 2
Waar verspil jij tijd?
Heb je het gevoel dat je jouw oneindig to do-lijstje nooit afgewerkt krijgt? Je bent de hele dag bezig maar op het einde van de dag heb je amper kunnen bereiken wat je voor ogen had?
Administratie maakt deel uit van elke handeling die je doet in je bedrijf of job. Het is vernesteld met elk proces of elk luik waar je mee te maken krijgt. En vaak kost het ook tijd, tijd die je liever ergens anders aan besteed. Het is daarom een erg interessante oefening om jouw tijd in kaart te brengen en jouw tijdvreters te leren kennen.
Breng jouw tijdsinvulling in kaart
We hebben het gevoel een hele dag door te doen, maar wat als je toch minder gefocust kan werken dan je denkt? Neem je tijd onder de loep om zicht te krijgen over waar jouw tijd nu echt naartoe gaat. Dit geeft je onmiddellijk enkele inzichten waarop je kan inspelen om je tijd effectiever te kunnen indelen.
Neem vrijblijvend contact op en ontdek hoe we jou kunnen helpen.
Hoe breng je jouw tijd in kaart?
→ Noteer telkens start- en einduur telkens je een nieuwe taak of tijdsinvulling begint.
→ Noteer ook pauzes en stoorzenders (een toiletbezoek, een gesprek met een collega, een telefoongesprek,…)
→ Je overloopt alle taken of tijdsinvullingen die je noteerde en deelt deze in categorieën in zoals facturatie, bestellingen, offertes maar ook collega's, e-mails behandelen, vragen,...
→ Tel alle uren op per type taak of tijdsinvulling.
Evalueer en ban jouw tijdvreters
Je hebt intussen een zicht op waar je tijd naartoe gaat. Je zal hoogstwaarschijnlijk enkele keren je wenkbrauwen gefronst hebben bij enkele taken die veel meer tijd in beslag nemen dan je dacht. Tijd dus om jouw tijdsregistratie te evalueren en jouw tijdvreters aan te pakken!
→ Definieer je terugkerende taken, dit is handig om een goede planning te maken. Zijn er terugkerende taken die veel meer tijd innemen dan je dacht? Zoek uit wat de oorzaken kunnen zijn.
- Werkt een toepassing onvoldoende voor jouw noden?
- Maak je gebruik van vaste sjablonen of templates?
- Ben je afhankelijk van een andere collega vooraleer je iets kan afwerken?
→ Bekijk alle stoorzenders die niet rechtstreeks met jouw to do's te maken hebben en zoek uit waar je hiermee tijd kan winnen.
- Zijn er collega's die telkens vragen komen stellen over zaken die ze eigenlijk zelf kunnen doen? Voorzie een leermoment of handleiding voor hen.
- Krijg je veel mails/vragen/telefoons die betrekking hebben op ontbrekende informatie, statussen van projecten en dergelijke? Probeer te voorkomen dat informatie kan ontbreken door een duidelijk systeem op te zetten.
Plan jouw 'core'-taken
Nu je weet hoeveel tijd jouw taken en verplichtingen innemen, kan je heel gericht en realistisch gaan plannen. Een blog over het efficiënt en effectief plannen van jouw tijd volgt nog. Maar wees vooral realistisch en plan je dag niet overvol.
Automatiseren
Een hoop van de tijdsvreters hangt ook af van welke toepassingen je gebruikt en in hoe verre je al bent geautomatiseerd. Maak voor jezelf de afweging hoeveel jouw tijd waard is tegenover de kost van een tool. Om het meeste impact te hebben, leg je vooral de focus op de repetitieve taken om maximale tijd te kunnen winnen. Er zijn een hele hoop tools die het administratieve leven aangenamer kunnen maken.
Het leren kennen van jouw tijdsinvulling kan je zoveel inzicht geven om de stap te zetten naar een doenbare en productieve planning. Ga hiermee aan de slag en wordt je zo bewust van jouw tijdvreters. Van daaruit kan verder gekeken worden naar een meer efficiënte invulling van jouw tijd.
Wil je ondersteuning bij het automatiseren of aanpassen van jouw methodes? We staan je graag bij om een voor jou werkend systeem op te zetten.
